Frentes de trabalho
Os cinco serviços da consultoria e o que entra em cada um. Depois deles, as três formas de contratar: leitura de uma área, levantamento completo ou acompanhamento da transição.
Inventário de sistemas e planilhas
Listagem de tudo o que está em uso hoje — sistema, planilha, caderno e bloco de papel — com a área que usa, quem opera, quem administra, com que frequência e o que depende de cada item. É o documento que mostra de quais arquivos a empresa realmente depende.
Mapa do caminho dos dados
Desenho em uma folha de por onde cada informação anda: onde nasce, quantas vezes é redigitada, quanto tempo espera entre um ponto e outro e onde ela se perde. Inclui a medição dos pontos de espera, em horas, e não por impressão.
Requisitos do sistema futuro e escolha do fornecedor
A lista escrita do que a empresa precisa que o sistema faça, separada em obrigatório e desejável, com uma situação real por linha. Vem com o roteiro único de demonstração e o quadro comparativo dos fornecedores. Quem escolhe e quem contrata é a empresa.
Plano de transição por etapas
Ordem das mudanças, responsável e prazo por etapa, com o que precisa estar pronto antes de cada uma começar. Cada etapa fecha em relatório de duas páginas, para dar para parar, revisar e seguir sem desmontar o que já andou.
Regras de cadastro e treinamento
Como nomear cliente, produto, fornecedor e unidade de medida, com exemplo certo e errado ao lado de cada regra, e a matriz de quem responde por cada tabela. Fecha com oficina de duas horas com quem digita no dia a dia.
Dez semanas entre a primeira visita e o plano assinado
Cada etapa termina em um documento que dá para abrir, ler e discordar. Nada avança na base da conversa: o que foi combinado fica escrito antes de a etapa seguinte começar.
Visita de reconhecimento
Meio dia dentro da empresa, acompanhando quem atende, quem separa e quem fecha o dia. Sai uma lista das rotinas observadas.
Inventário de sistemas e planilhas
Tudo o que existe: sistema fiscal, planilhas de controle, cadernos, grupos de mensagem. Cada item com dono, frequência e finalidade.
Entrevistas por função
Conversas de quarenta minutos com quem preenche. Do balcão à contabilidade, uma vez com cada pessoa.
Mapa do caminho dos dados
Um desenho de por onde cada informação passa, com os pontos de redigitação marcados um a um.
Regras de cadastro
Como nomear um cliente, um produto, uma unidade de medida. É o documento que evita três grafias para a mesma coisa.
Requisitos do sistema futuro
A lista do que a empresa precisa que um sistema faça, escrita antes de olhar a tela de qualquer fornecedor.
Plano de transição por etapas
O que muda primeiro, o que espera, quem responde por cada etapa e em que prazo. Apresentado em reunião e entregue em arquivo.
Três formas de nos chamar
Da leitura curta de uma área ao acompanhamento da transição inteira.
Leitura de uma áreaDuas semanas
- Visita de reconhecimento
- Inventário da área escolhida
- Entrevistas com quem preenche
- Relatório de cinco páginas
Levantamento completoDez semanas
- Inventário de sistemas e planilhas
- Mapa do caminho dos dados
- Regras de cadastro por escrito
- Plano de transição por etapas
Acompanhamento da transiçãoPor etapa
- Reunião quinzenal com o grupo interno
- Revisão do que já mudou
- Ajuste das regras de cadastro
- Relatório de etapa encerrada
Seis dúvidas que chegam antes da visita de reconhecimento
Respostas diretas, sem prometer nada além do que entregamos em papel.
Vocês desenvolvem o sistema?
Não. Não escrevemos programas e não revendemos licença de ninguém. O que fazemos é escrever o que a empresa precisa que um sistema faça, em uma linguagem que serve para conversar com qualquer fornecedor — e ajudar a ler as respostas que chegarem.
Precisamos parar a operação durante o levantamento?
Não. As entrevistas são marcadas nos horários que cada área indica, e a visita de reconhecimento acompanha o trabalho normal, sem interromper atendimento.
Quem participa do lado da empresa?
Uma pessoa por área que preencha as planilhas no dia a dia e alguém da direção para decidir o que entra no plano. Cada pessoa é entrevistada uma vez, em conversa de quarenta minutos.
E se a empresa não tiver sistema nenhum?
É o caso mais comum aqui. O levantamento funciona igual: em vez de ler telas, lemos cadernos, blocos de pedido e planilhas.
O plano serve se depois mudarmos de ideia?
O plano é por etapas justamente por isso. Cada etapa é fechada em si, e a ordem pode ser revista na reunião de encerramento de qualquer uma delas.
Vocês assinam termo de sigilo?
Assinamos antes da primeira visita. O material que sai da empresa fica restrito às pessoas nomeadas no termo.
Comece pela planilha que mais dá trabalho
Conte qual tabela sua equipe mantém à mão hoje e quem a preenche. Na primeira conversa dizemos o que dá para observar nela e o que precisaria ser lido de perto.