O que fica com você
Os documentos que ficam na empresa quando o trabalho termina.
Inventário de sistemas e planilhas
Tudo o que existe hoje, com dono, frequência de uso e o que depende de cada item.
Mapa do caminho dos dados
Um desenho em uma folha mostrando por onde a informação anda e onde é redigitada.
Regras de cadastro
Como nomear cliente, produto e unidade de medida, com exemplos certos e errados lado a lado.
Requisitos do sistema futuro
A lista escrita do que a empresa precisa, pronta para ser enviada a qualquer fornecedor.
Plano de transição por etapas
Ordem das mudanças, responsável por etapa e prazo combinado com quem vai executar.
Relatório de cada etapa
Duas páginas ao fim de cada etapa: o que foi feito, o que ficou pendente e o que muda na etapa seguinte.
Dez semanas entre a primeira visita e o plano assinado
Cada etapa termina em um documento que dá para abrir, ler e discordar. Nada avança na base da conversa: o que foi combinado fica escrito antes de a etapa seguinte começar.
Visita de reconhecimento
Meio dia dentro da empresa, acompanhando quem atende, quem separa e quem fecha o dia. Sai uma lista das rotinas observadas.
Inventário de sistemas e planilhas
Tudo o que existe: sistema fiscal, planilhas de controle, cadernos, grupos de mensagem. Cada item com dono, frequência e finalidade.
Entrevistas por função
Conversas de quarenta minutos com quem preenche. Do balcão à contabilidade, uma vez com cada pessoa.
Mapa do caminho dos dados
Um desenho de por onde cada informação passa, com os pontos de redigitação marcados um a um.
Regras de cadastro
Como nomear um cliente, um produto, uma unidade de medida. É o documento que evita três grafias para a mesma coisa.
Requisitos do sistema futuro
A lista do que a empresa precisa que um sistema faça, escrita antes de olhar a tela de qualquer fornecedor.
Plano de transição por etapas
O que muda primeiro, o que espera, quem responde por cada etapa e em que prazo. Apresentado em reunião e entregue em arquivo.
A tarefa, o que fizemos, o que ficou com a empresa
Relatos curtos de quem passou pelo levantamento, publicados com autorização de cada empresa.
- Neusa F. · escola de idiomas
Matrículas no papel e frequência em planilha que ninguém fechava.
O que fizemosEntrevistas por função e desenho da rotina da secretaria.
O que ficouUma rotina semanal escrita, com dono e prazo em cada linha.
- Adilson C. · distribuidora de peças
Um módulo do sistema contratado havia dois anos e nunca ligado.
O que fizemosInventário de sistemas e leitura do que aquele módulo já resolvia.
O que ficouA decisão de ligar o módulo antes de procurar qualquer sistema novo.
- Rosimeire T. · gráfica
Pedidos combinados por telefone e anotados em blocos soltos.
O que fizemosVisita de reconhecimento e mapa do caminho do pedido.
O que ficouUm formulário único de pedido e o desenho de quem o recebe em cada turno.
- Valter M. · cooperativa agrícola
Duas planilhas de associados mantidas por setores diferentes.
O que fizemosDescoberta de quem era dono de cada planilha e uma conversa entre os dois setores.
O que ficouUma planilha só, com dono nomeado e regra de atualização semanal.
Comece pela planilha que mais dá trabalho
Conte qual tabela sua equipe mantém à mão hoje e quem a preenche. Na primeira conversa dizemos o que dá para observar nela e o que precisaria ser lido de perto.